Statiegeld en retoursysteem voor europallets

Europallets worden binnen transport, productie, opslag en distributie vaak meerdere keren gebruikt. Na het lossen verdwijnen ze daarom niet automatisch uit de logistieke keten. Afhankelijk van de afspraken tussen leverancier, vervoerder en afnemer kunnen de pallets direct worden geruild, later worden geretourneerd of administratief worden geregistreerd.

Sommige bedrijven werken daarnaast met statiegeld of een andere vorm van emballagevergoeding. De precieze werkwijze verschilt echter per onderneming en per overeenkomst. Er bestaat niet één algemeen statiegeldbedrag dat voor iedere EPAL-europallet of iedere zakelijke transactie geldt.

Het is daarom belangrijk om onderscheid te maken tussen drie onderwerpen:

• het open ruilsysteem voor EPAL-europallets;
• commerciële afspraken over borg of statiegeld;
• de marktwaarde van pallets die eigendom zijn van uw bedrijf.

In dit artikel leggen we uit hoe deze systemen in de praktijk kunnen werken, waarop u bij de administratie moet letten en wat u kunt doen met overtollige europallets.

Wat is statiegeld op een europallet?

Met statiegeld op een europallet wordt meestal een bedrag bedoeld dat een leverancier afzonderlijk in rekening brengt voor de pallet waarop de goederen worden geleverd. De pallet blijft dan een afzonderlijke waarde vertegenwoordigen naast de geleverde producten.

Wanneer de afnemer volgens de gemaakte afspraken een geschikte pallet retourneert, kan het berekende bedrag worden gecrediteerd. Wordt geen pallet teruggeleverd, dan kan de leverancier het bedrag behouden of de ontbrekende pallet op een andere manier administratief verrekenen.

De precieze voorwaarden worden door de betrokken bedrijven bepaald. Zij kunnen bijvoorbeeld afspraken maken over:

• het bedrag per pallet;
• de termijn waarbinnen pallets moeten worden geretourneerd;
• de kwaliteit van de retourpallets;
• de plaats waar de pallets worden ingeleverd;
• transportkosten;
• het accepteren of weigeren van beschadigde pallets;
• de manier waarop verschillen worden gefactureerd.

Statiegeld is dus geen automatisch onderdeel van iedere levering op europallets. Het is een commerciële afspraak die duidelijk in een offerte, overeenkomst, opdrachtbevestiging of in de algemene voorwaarden moet worden opgenomen.

Hoeveel bedraagt het statiegeld op een EPAL-europallet?

Er bestaat geen universeel tarief voor het statiegeld op een EPAL-europallet. EPAL beheert de kwaliteits- en uitwisselingsregels van de open palletpool, maar bepaalt geen algemeen borgbedrag voor alle transacties.

Het bedrag kan per leverancier, sector, klantrelatie en periode verschillen. De vervangingswaarde van de pallet, de overeengekomen kwaliteit en de commerciële voorwaarden kunnen daarbij een rol spelen.

Daarom is het niet verstandig om in een overeenkomst uit te gaan van een algemeen marktbedrag zonder dit te controleren. Vraag vooraf schriftelijk na:

1. welk bedrag per pallet wordt berekend;
2. welke pallet u daarvoor moet retourneren;
3. welke kwaliteitscriteria gelden;
4. binnen welke termijn retourlevering mogelijk is;
5. wanneer een pallet wordt geweigerd;
6. hoe het palletsaldo wordt bevestigd;
7. hoe een verschil wordt gefactureerd of gecrediteerd.

Een duidelijke afspraak voorkomt dat leverancier en afnemer later verschillende verwachtingen hebben over de waarde of kwaliteit van de retourpallets.

Het open ruilsysteem voor EPAL-europallets

EPAL-europallets maken deel uit van een open internationale uitwisselingspool. Dit betekent dat de pallets niet uitsluitend binnen één gesloten netwerk of één bedrijf worden gebruikt. Geschikte EPAL-europallets kunnen tussen verschillende marktpartijen worden uitgewisseld.

EPAL spreekt over honderden miljoenen europallets die in deze open pool circuleren. Het systeem is gebaseerd op hergebruik, uitwisseling, reparatie en recycling.

Een open ruilpool betekent echter niet dat iedere ontvanger automatisch verplicht is om op ieder aflevermoment exact hetzelfde aantal pallets terug te geven. De praktische en financiële afspraken moeten door de betrokken bedrijven worden gemaakt.

Mogelijke werkwijzen zijn:

• directe pallet-voor-pallet-ruil;
• uitgestelde retourlevering;
• registratie op een palletrekening;
• facturatie van emballage of statiegeld;
• verkoop van pallets zonder retourverplichting.

Welke methode van toepassing is, moet vóór of tijdens de opdracht duidelijk worden vastgelegd.

Direct europallets ruilen

Bij een directe ruil levert een vervoerder goederen op europallets en ontvangt hij lege, geschikte pallets terug. Het aantal geleverde en teruggenomen pallets wordt geregistreerd.

Een directe ruil kan de administratie vereenvoudigen, maar is alleen mogelijk wanneer:

• voldoende lege pallets aanwezig zijn;
• de retourpallets aan de afgesproken kwaliteit voldoen;
• de vervoerder retourpallets kan meenemen;
• voldoende tijd en laadruimte beschikbaar zijn;
• beide partijen dezelfde ruilvoorwaarden hanteren.

Wanneer één van deze voorwaarden niet wordt vervuld, kan een verschil ontstaan tussen het aantal geleverde en teruggenomen pallets. Dit verschil moet worden vastgelegd om latere discussies te voorkomen.

Het is niet verstandig om uitsluitend op mondelinge afspraken met een chauffeur te vertrouwen. Zorg dat het aantal geleverde, geruilde, geweigerde en openstaande pallets schriftelijk of digitaal wordt bevestigd.

Werken met een palletsaldo

Wanneer pallets niet direct worden geruild, kunnen bedrijven werken met een palletsaldo. In de emballage-administratie wordt dan bijgehouden hoeveel pallets iedere partij heeft geleverd, ontvangen en geretourneerd.

Een eenvoudige palletadministratie bevat ten minste:

• datum van de levering;
• klant of leverancier;
• afleverlocatie;
• type pallet;
• aantal ontvangen pallets;
• aantal geretourneerde pallets;
• geweigerde pallets;
• openstaand saldo;
• document- of ordernummer;
• eventuele opmerkingen over de kwaliteit.

Het saldo moet regelmatig met de handelspartner worden vergeleken. Wacht hiermee niet tot het einde van het jaar. Verschillen zijn moeilijker te reconstrueren wanneer vrachtgegevens, foto’s en ontvangstbevestigingen niet meer eenvoudig beschikbaar zijn.

Maak daarnaast afspraken over de periode waarbinnen een partij bezwaar kan maken tegen een geregistreerd saldo.

Welke europallets zijn ruilbaar?

Niet iedere houten pallet met een afmeting van 800 × 1200 mm is automatisch een ruilbare EPAL-europallet. De pallet moet correct zijn uitgevoerd en mag geen schade of gebreken hebben die de bruikbaarheid aantasten.

Volgens de officiële uitwisselingscriteria zijn EPAL-europallets onder andere niet meer ruilbaar wanneer:

• een plank of klos ontbreekt;
• een plank dwars of schuin is gebroken;
• een klos ernstig is gespleten;
• spijkerpunten zichtbaar zijn;
• de pallet ernstig vervuild is;
• de constructie niet aan de technische eisen voldoet;
• de benodigde EPAL-markeringen ontbreken;
• de draagkracht door verrotting of ernstige schade niet meer kan worden aangenomen.

Beschadigde EPAL-europallets mogen pas opnieuw in de open ruilpool worden gebruikt nadat zij door een onderneming met een geldige EPAL-reparatielicentie zijn gerepareerd.

Kwaliteitsklassen A, B en C

EPAL publiceert een kwaliteitsclassificatie voor nieuwe en gebruikte europallets. Daarin worden onder meer de klassen A, B en C onderscheiden.

Deze classificatie is een hulpmiddel waarmee bedrijven afspraken kunnen maken over de gewenste kwaliteit. Zij is niet automatisch op iedere levering van toepassing. EPAL geeft aan dat de classificatie wordt gebruikt wanneer de betrokken ondernemingen dit onderling overeenkomen. Zonder zo’n aanvullende afspraak gelden de algemene voorwaarden voor uitwisselbaarheid.

Het is daarom beter om in een overeenkomst niet alleen te schrijven dat pallets “bruikbaar” moeten zijn. Vermeld duidelijk:

• of de EPAL-kwaliteitsclassificatie wordt toegepast;
• welke klasse wordt verwacht;
• welke zichtbare gebruikssporen zijn toegestaan;
• of pallets geschikt moeten zijn voor transportsystemen of hoogbouwstellingen;
• hoe afwijkende pallets worden behandeld.

Een donkere gebruikte pallet is niet automatisch onbruikbaar. Omgekeerd is een lichtgekleurde pallet niet automatisch van hoge kwaliteit. De constructie, markeringen, vervuiling en zichtbare schade moeten gezamenlijk worden beoordeeld.

Het verschil tussen statiegeld en marktwaarde

Statiegeld en marktwaarde zijn niet hetzelfde.

Statiegeld is een bedrag dat partijen voor een specifieke logistieke transactie overeenkomen. Het kan verbonden zijn aan een retourverplichting.

Marktwaarde is het bedrag dat een koper op een bepaald moment voor een pallet wil betalen. Deze waarde kan afhangen van:

• het type pallet;
• de kwaliteit;
• de aantallen;
• de actuele vraag;
• de locatie;
• transportkosten;
• sorteringskosten;
• de mogelijkheid tot hergebruik;
• eventuele reparatiebehoefte.

Een bedrijf kan daarom ooit een bepaald statiegeldbedrag hebben betaald, terwijl de actuele verkoopwaarde van dezelfde pallet hoger of lager ligt. Bij de verkoop van overtollige pallets wordt niet automatisch het eerder betaalde statiegeld terugbetaald. De opkoper stelt een afzonderlijke aankoopprijs voor.

Mag u overtollige pallets verkopen?

Voordat u pallets verkoopt, moet u controleren of zij daadwerkelijk eigendom zijn van uw bedrijf.

Een pallet kan bijvoorbeeld:

• onderdeel zijn van een ruilovereenkomst;
• op een openstaand palletsaldo staan;
• eigendom zijn van een leverancier;
• onderdeel zijn van een huur- of poolsysteem;
• zonder retourverplichting met de goederen zijn meegeleverd;
• afzonderlijk door uw onderneming zijn gekocht.

Verkoop geen pallets waarvan niet duidelijk is wie de eigenaar is. Controleer contracten, leveringsvoorwaarden, facturen en palletrekeningen voordat u een partij aan een opkoper aanbiedt.

Wanneer pallets aantoonbaar eigendom zijn van uw bedrijf en niet meer nodig zijn, kunt u een aanvraag indienen voor verkoop.

Overtollige europallets aanbieden aan AAPALL

AAPALL koopt en verkoopt pallets en opzetranden in verschillende formaten en kwaliteiten. De actuele website vermeldt onder andere nieuwe en gebruikte europallets, CP-pallets, eenmalige pallets, maatwerkpallets en houten opzetranden. De onderneming is volgens haar website sinds 2003 actief.

Heeft uw bedrijf overtollige pallets? Stuur dan bij voorkeur de volgende informatie mee:

• soort pallet;
• afmetingen;
• geschat aantal;
• algemene staat;
• locatie;
• duidelijke foto’s van de gehele partij;
• foto’s van markeringen en eventuele schade;
• gewenste termijn voor afhaling of levering.

Op basis van deze informatie kan AAPALL beoordelen of de partij binnen de inkoopmogelijkheden past. De uiteindelijke prijs en acceptatie zijn afhankelijk van de soort, kwaliteit, hoeveelheid, sortering, locatie en logistieke uitvoerbaarheid.

Afhaling kan per aanvraag worden besproken. Leg vooraf vast of de beoordeling op locatie of na sortering plaatsvindt, wie de transportkosten draagt en wanneer de definitieve aantallen worden vastgesteld. AAPALL presenteert op zijn website zowel inkoop als verkoop van pallets en opzetranden, maar concrete voorwaarden moeten per offerte worden bevestigd.

Beschadigde europallets verkopen

Een beschadigde europallet is niet automatisch waardeloos. Dat betekent echter niet dat iedere beschadigde pallet altijd wordt geaccepteerd of een vaste vergoeding oplevert.

De mogelijke waarde hangt af van:

• de aard van de schade;
• de aanwezigheid van correcte markeringen;
• vervuiling;
• de mogelijkheid tot toegestane reparatie;
• het aantal pallets;
• transport- en sorteringskosten;
• de actuele vraag naar het materiaal.

Voor officiële EPAL-europallets geldt dat reparatie alleen door een onderneming met een geldige EPAL-licentie mag worden uitgevoerd. Een pallet die niet meer ruilbaar is, mag dus niet zonder erkende reparatie opnieuw als ruilbare EPAL-pallet worden verkocht.

Stuur bij beschadigde partijen altijd duidelijke foto’s. Daarmee kan vooraf beter worden beoordeeld of inkoop mogelijk is.

Veelvoorkomende problemen bij palletruil

Niet geregistreerde retouren

Een chauffeur neemt pallets mee, maar het aantal wordt niet bevestigd. Later blijft het verschil in de administratie openstaan.

Oplossing: registreer iedere palletbeweging en laat deze bevestigen.

Verschil in kwaliteitsverwachting

De ene partij verwacht vrijwel nieuwe pallets, terwijl de andere partij gebruikte maar technisch ruilbare pallets aanbiedt.

Oplossing: leg vooraf vast of een specifieke kwaliteitsklasse vereist is.

Pallets van verschillende systemen worden door elkaar gebruikt

EPAL-pallets, huurpallets, merkpallets en eenmalige pallets worden zonder onderscheid opgeslagen.

Oplossing: scheid pallets per type, eigenaar en retourverplichting.

Beschadigingen worden te laat vastgesteld

De schade wordt pas ontdekt nadat de chauffeur is vertrokken.

Oplossing: controleer pallets bij ontvangst en documenteer afwijkingen met foto’s.

Saldi worden te laat gecontroleerd

Verschillen stapelen zich maandenlang op.

Oplossing: vergelijk palletrekeningen periodiek en handel afwijkingen direct af.

Praktische tips voor een goede emballage-administratie

Een betrouwbaar palletbeheer hoeft niet ingewikkeld te zijn. Het moet vooral consequent worden uitgevoerd.

Gebruik één centraal systeem en registreer iedere ontvangst en uitgifte op dezelfde manier. Wijs daarnaast binnen het bedrijf een verantwoordelijke persoon aan voor:

• controle van documenten;
• vergelijking van saldi;
• registratie van schade;
• communicatie met vervoerders;
• opslag van lege pallets;
• beoordeling van retourverplichtingen;
• goedkeuring van verkoop aan een opkoper.

Maak ook foto’s van grotere partijen en betwiste leveringen. Digitale documentatie kan helpen wanneer later een verschil ontstaat.

Houd pallets die eigendom zijn van derden gescheiden van pallets die vrij mogen worden verkocht. Een duidelijke markering van opslaglocaties voorkomt dat medewerkers per ongeluk de verkeerde dragers meegeven.

Veelgestelde vragen over statiegeld en het retoursysteem

Is statiegeld op een europallet wettelijk verplicht?

Nee. Een borg- of statiegeldregeling is doorgaans gebaseerd op commerciële afspraken tussen bedrijven. Controleer daarom altijd de offerte, overeenkomst en leveringsvoorwaarden.

Bepaalt EPAL de hoogte van het statiegeld?

Nee. EPAL stelt technische, kwaliteits- en uitwisselingsvoorwaarden vast, maar publiceert geen universeel statiegeldtarief dat voor alle ondernemingen geldt.

Moet ik altijd één pallet teruggeven voor iedere ontvangen pallet?

Dat hangt af van de overeenkomst. Directe één-op-éénruil is een mogelijke werkwijze, maar partijen kunnen ook werken met een saldo, latere retourlevering of financiële verrekening.

Mag een beschadigde EPAL-pallet worden geruild?

Niet wanneer de schade of een gebrek leidt tot verlies van bruikbaarheid. De pallet moet dan eerst door een EPAL-gelicentieerde reparateur worden hersteld.

Is een pallet uit klasse C altijd kapot?

Nee. Klasse C is een kwaliteitsklasse voor gebruikte pallets. Een pallet uit deze klasse kan nog ruilbaar zijn. Pallets die niet meer bruikbaar zijn, vallen buiten de ruilbare kwaliteitsklassen totdat een toegestane reparatie is uitgevoerd.

Ontvang ik bij verkoop hetzelfde bedrag als het betaalde statiegeld?

Niet automatisch. De aankoopprijs van een opkoper wordt bepaald op basis van de actuele waarde, staat, aantallen en logistieke kosten. Zij staat los van een eerder overeengekomen borgbedrag.

Koopt AAPALL ook gebruikte pallets en opzetranden?

AAPALL vermeldt op zijn website de inkoop en verkoop van pallets en opzetranden. Acceptatie, prijs, transport en sortering worden per partij beoordeeld en moeten vooraf worden bevestigd.

Uw europallets laten beoordelen

Heeft uw onderneming een overschot aan europallets, CP-pallets, eenmalige pallets of houten opzetranden? Controleer eerst of de materialen eigendom zijn van uw bedrijf en niet onder een openstaande retour- of ruilverplichting vallen.

Stuur AAPALL vervolgens informatie over het type, het aantal, de kwaliteit en de locatie. Voeg duidelijke foto’s toe. Op basis daarvan kan worden beoordeeld welke inkoop- en transportmogelijkheden beschikbaar zijn.

Door afspraken over statiegeld, palletruil en eigendom vooraf schriftelijk vast te leggen, voorkomt u administratieve verschillen en houdt u beter zicht op de waarde van uw palletvoorraad.